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Dos mitades sobre el mismo motor contable. Una ejecuta presupuesto público —certificado de disponibilidad, orden de pago, plan financiero, objeto de gasto— y la otra lleva la contabilidad de una empresa —compras, diario, mayor, balances—. Las dos escriben en el mismo plan de cuentas.
El certificado de disponibilidad se emite antes de comprometer la plata, contra el centro de costo, el plan financiero y la línea presupuestaria. Si la línea no alcanza, se entera antes de firmar y no al cierre del ejercicio.
Libro diario, libro mayor, balance general, estado de resultados y balance de sumas y saldos no son un módulo aparte: son donde aterriza cada operación. Nada se registra dos veces.
Los proveedores se traen desde contrataciones públicas por RUC o razón social, y el plan de cuentas se importa desde una planilla con el modelo que provee el sistema. Menos tipeo es menos error de tipeo.
La ejecución presupuestaria tiene un orden, y el sistema lo hace cumplir. Cada paso deja cargado el siguiente.
Cada certificado lleva su definición, número, fecha, modalidad y descripción, y se desagrega en tantas líneas como necesite el gasto. Cada línea nombra su centro de costo, su plan financiero, su monto bruto y su IVA.
La orden de pago toma su certificado y su liquidación, y apunta a un proveedor o a un funcionario. Se elige la modalidad de retención y el sistema resuelve solo el porcentaje y el monto del cheque.
Títulos de reporte que el sistema ya trae, agrupados como una institución necesita presentarlos.
Una empresa que no emite certificados de disponibilidad usa la otra mitad: compras, proveedores, diario, mayor y estados contables.
El libro diario se carga con su fecha y su descripción, y se desagrega en tantas líneas de debe y haber como haga falta. El mayor se consulta después por cuenta y rango de fechas, y cada movimiento se abre hasta la operación que lo generó.
Una compra lleva su fecha, su número y su proveedor, y se desagrega en líneas de servicio, bien o producto con cantidad, precio y porcentaje. El proveedor detrás no hay que tipearlo: se trae desde contrataciones públicas.
El balance general y el estado de resultados salen de la misma pantalla: se elige el tipo y el rango de fechas. El resultado se presenta en dos columnas, actual y anterior, y hay una opción de moneda extranjera para las organizaciones que la necesitan.
Se elige la cuenta y el rango de fechas, y el libro sale con su saldo anterior y un saldo que corre por la columna. Cada movimiento declara de qué tipo es, y los tipos ya están definidos.
Las cuentas bancarias son un fichero propio —número, titular, banco, tipo de cuenta, moneda y sucursal— y la conciliación bancaria tiene su propia pantalla.
Ninguna de las dos mitades funciona sin esto, y es lo mismo para las dos: el plan de cuentas, el esquema contable y el período.
Las cuentas cuelgan unas de otras como un árbol: cada una con su código, su descripción, su tipo y su nivel, y una cuenta hija se agrega desde la madre. El nivel mínimo imputable decide hasta qué profundidad puede llegar un asiento.
Se escribe un RUC o una razón social —o apenas una palabra, y la lista se va acotando—, se acepta, y la ficha vuelve completa con los datos que figuran en contrataciones públicas. Funciona igual desde el fichero de proveedores, desde una compra y desde una orden de pago.
Una utilidad aparte actualiza los RUC ya cargados.
Se elige la modalidad en la orden de pago y salen solos el porcentaje y el monto del cheque. Las modalidades son un fichero propio, con sus tipos de retención y sus grupos de tipo, así que un cambio de regla es un cambio de dato y no un pedido de desarrollo.
La retención impositiva tiene su propio título de reporte.
Opciones que viven en el menú junto a todo lo anterior. Pídanos un recorrido por las que importan en su operación.
Tráiganos una línea presupuestaria y un gasto que tenga que ejecutar este mes. Le mostramos el certificado, la orden de pago y el cheque saliendo de la misma cadena, con su propia clasificación presupuestaria.
Tráiganos su plan de cuentas en una planilla. Se lo importamos, cargamos una compra y un asiento, y sacamos el balance general delante suyo.
El core financiero comparte ficheros con nuestro ERP y con la plataforma de Recursos Humanos, de modo que una nómina liquidada allá llega acá como orden de pago.