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Una plataforma web y modular pensada para ser la única fuente confiable de datos de una institución educativa. Del formulario de matrícula al asiento contable, de la planificación del año lectivo a la orden de pago del profesor, con portales de autoservicio para alumnos y docentes.
Las instituciones funcionan con procesos fragmentados: varios sistemas, hojas de cálculo y trámites manuales que duplican información, retrasan la operación y producen errores que después nadie puede rastrear. EducareX está pensado para ser el único lugar confiable donde vive el dato de la institución.
Sin instalación en cada estación de trabajo. Portales separados para alumnos y para docentes, diseñados mobile-first y con la accesibilidad en cuenta, siguiendo las pautas WCAG.
Un middleware de API basado en microservicios, para que la plataforma se integre con lo que la institución ya tiene y con lo que va a necesitar después: pagos, bancos, plataformas de aprendizaje.
La misma jerarquía sostiene una carrera de cinco años y un seminario de tres semanas. Eso es lo que permite comparar programas, niveles y asignaturas sin inventar una estructura nueva para cada cosa.
Cursos monográficos, seminarios, capacitaciones técnicas y talleres. Abiertos al público general, cerrados sólo a matriculados, o con requisitos propios de admisión: calificaciones mínimas, evaluaciones diagnósticas o validación de competencias previas.
Durante la vida de una carrera, las asignaturas cambian de duración o carga horaria, los contenidos se actualizan, materias afines se fusionan en un curso integrado, una materia se escinde en varias, y algunas desaparecen. El fichero está hecho para aguantar todo eso.
Dos conjuntos de parámetros viajan con cada clase, turno o sección: qué se enseña y cómo se evalúa, y cuánto cuesta y cuándo vence.
Tres parciales y un final. Dos parciales, una práctica clínica y un final. Un parcial, un trabajo práctico y un final. Cada facultad define su modelo sin perder uniformidad en los reportes y en las actas.
Y como los parámetros viven en la clase, los precios pueden diferir por modalidad o por condición del estudiante: un turno vespertino con tarifa reducida respecto al matutino, por ejemplo.
Si el alumno ya existe —por un curso o seminario anterior— sus datos se actualizan sólo donde haga falta y el proceso pasa directo al pago de aranceles.
Beca completa, media beca, descuentos promocionales o por convenio, pagos normales y especiales: un solo pago, o las condiciones acordadas con un estudiante trasladado de otro instituto.
Cuotas mensuales repartidas en diez, once o doce pagos al año. Cuotas fijas por materia, atadas a la carga académica real del alumno. O esquemas especiales para situaciones particulares.
Periódicos: matrículas, cuotas, derechos de examen. Ocasionales: derechos de examen extraordinario, constancias de alumno regular, certificados de estudios, impresión de programas. Y de finalización: inscripción y defensa de tesis, certificados y diplomas.
Personal, laboral y socioeconómica, financiera y académica. Cada área de la institución ve únicamente lo que le compete, mediante perfiles de acceso diferenciados.
Identificación interna para trámites: solicitar calificaciones, pedir libros en biblioteca, pedir estado de cuenta. Descuentos en transporte. Beneficios comerciales donde la institución tenga convenios. Identificación en centros de salud para prácticas profesionales, y en organismos públicos para pasantías.
Un pago puede cubrir varios conceptos a la vez, y cubrirlos parcialmente. El sistema muestra cuánto cuesta cada uno, cuánto se pagó ya contra él y cuánto queda pendiente. El alumno puede saldar dos cuotas y dejar una tercera a medias sin que nadie haga la cuenta en papel.
Procesar calificaciones a mano es, en palabras de la especificación, una tarea faraónica: genera demoras y dudas sobre si los números son ciertos. Automatizarlo no es sólo por velocidad, es para que nadie tenga que creerle a nadie de palabra.
Algunas asignaturas exigen un porcentaje mínimo de asistencia. Ese umbral se configura, no viene fijo, porque cada institución define su propia política académica.
Una planilla de desarrollo de contenido, opcional, donde el profesor declara lo que efectivamente dictó. Construye historial, aclara divergencias sobre qué clases se dieron, y vuelve medible el cumplimiento del programa.
La institución puede exigir la planilla de calificaciones, la de asistencia y el acta de desarrollo antes de autorizar la orden de pago. Por hora cátedra, por módulo, monto fijo, porcentaje, o acreditación bancaria directa.
Obvio, y sin embargo es exactamente lo que falla cuando el horario vive en una planilla. La gestión de espacios da la ocupación en tiempo real, y la asignación pondera capacidad, equipamiento disponible, modalidad del curso y las características del alumnado.
Vistas por día, por días laborables, por semana y por mes. Y los horarios generados se imprimen, para repartirlos a alumnos y docentes.
Los alumnos consultan clases y horarios, ven calificaciones, se inscriben a nuevos cursos, sacan extracto de cuentas y pagan aranceles. Los docentes consultan su planificación, cargan calificaciones y asistencias, y registran actividad mediante check-in en la plataforma.
Los aranceles se cobran en caja o por red de cobranzas, y el comprobante puede ser papel o factura electrónica emitida por NEx, el mismo motor que ya está en producción para facturación electrónica.
Un servidor de operación e integración que arranca, expone su API, mantiene su propia base de datos y anota cada conexión. Es la pieza que habla con el fisco, para que la plataforma académica no tenga que hacerlo.
Un certificado de estudios o un programa se solicita en ventanilla o por autoservicio, se paga su arancel, y los datos salen del fichero de carreras. Lo que viene después es lo que lo convierte en documento y no en una impresión.
Emitido por el secretario, el director administrativo o un operador con privilegios, utilizando el formulario de programa de estudios.
Papelería especial y etiquetas de seguridad, que es la capa física contra la falsificación, y algo que fabricamos nosotros mismos.
Opcionalmente, el documento lleva un código QR que apunta a una URL de validación en la plataforma. Quien lo recibe comprueba que es auténtico sin llamar a la institución.
Donde ocurre la gestión administrativa, académica y financiera: los ficheros, la planificación, las matrículas, los cobros y los reportes.
Diseñado específicamente para alumnos y docentes, en web y app, para las consultas y la autogestión que no necesitan una ventanilla.
Cuéntenos cómo funciona hoy una sola matriculación, del formulario al asiento contable, y por cuántas manos pasa. Esa conversación es donde esto empieza.
EducareX comparte su motor de emisión con NEx, nuestra plataforma de facturación electrónica, y su papelería de seguridad con lo que fabricamos para documentos oficiales.