Cada documento tiene un número
Desde que se recepciona, el expediente lleva un identificador que toda la institución puede usar. Se terminó «el del miércoles», y se terminaron tres dependencias buscando la misma carpeta.
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Gestión Documental y Workflow
El recorrido de un expediente, de punta a punta: entra por mesa de entrada, recibe su número y su comprobante con QR, se mueve entre dependencias dejando escrito quién lo tocó y cuándo, y se finiquita. Mientras tanto, quien lo presentó lo sigue en línea sin llamar a nadie.
Y una historia que nadie reescribe
Cada movimiento registra de dónde vino, adónde fue, quién lo hizo, cuándo y con qué observación. Averiguar dónde se trabó un expediente deja de ser una investigación.
El recurrente lo consulta solo
El comprobante lleva un número, un código de verificación y un QR. Con eso, quien presentó el documento consulta su estado en línea, y deja de llamar a mesa de entrada para preguntar.
Paso uno
Entra por mesa de entrada
Todo lo que recibe la institución cae en una sola bandeja. Recepcionar un documento es darle su número de mesa de entrada y, si hay algo que decir, decirlo ahí.
El número se sugiere solo
El número de mesa de entrada se escribe a mano una sola vez. Del siguiente documento en adelante, «sugerir próximo número» completa el campo con el correlativo por su cuenta.
Filtros en cada columna
Número de documento, de expediente, de mesa de entrada, origen, fecha de movimiento, fecha de documento y título filtran, y toda la bandeja se limpia con un clic.
Dice cuántos están esperando
El encabezado de la bandeja informa cuántos ítems tiene pendientes, por dependencia. Nadie tiene que contar.
Cuando viene mal
Vuelve, y dice por qué
Si el documento no corresponde a esa dependencia, o llegó físicamente incompleto, se rechaza con su motivo. Vuelve al remitente, que corrige el destinatario o completa lo que faltaba y lo envía de nuevo.
- Dos motivos listos para elegir, y un campo libre para lo que no entre en esos dos
- Los rechazados esperan en su propia bandeja hasta que alguien acepta el rechazo
- Aceptar el rechazo reabre el documento para completarlo y dirigirlo bien
Paso dos
Recibe su número y su ficha
Cada expediente que se genera recibe un número que lo identifica de ahí en adelante. Alrededor de ese número está la ficha, y alrededor de la ficha, el panel con todo lo que se le puede hacer.
Paso tres
El recurrente se va con un comprobante
El comprobante no es una cortesía: lleva el número de expediente, un código de verificación y un QR. Esos dos datos son lo que permite a quien presentó el documento seguirlo desde el portal institucional sin preguntarle a nadie.
- Fecha, hora, número interno, encargado, título y remitente impresos en él
- Se imprime, o se descarga en PDF, Excel o Word
- Lleva el logotipo de la propia institución y la dirección donde se consulta el estado
Paso cuatro
Se mueve, y el movimiento se declara
Agregar un movimiento significa que el documento tendrá salida hacia otro departamento. Se nombra el destino, el tipo de movimiento y la observación, y si es urgente o tiene fecha límite, la fecha en que vence.
Destino interno o externo
El departamento se elige del propio organigrama de la institución, así que nada se manda a una dependencia que no existe.
Un plazo, contado en días
La fecha de vencimiento se escribe, o se calcula agregando una cantidad de días. Eso es lo que convierte una urgencia en algo que recuerda el sistema y no una persona.
Un número interno de salida
El movimiento lleva su propio número de salida, con el próximo sugerido, para que la salida sea tan rastreable como la entrada.
Paso cinco
Dónde arrancó, dónde quedó y en qué estado
La vista de movimientos es la biografía del documento: cada salto entre dependencias, con su fecha y hora, su tipo, su origen, su destino y su observación. Dice quién realizó el trabajo y dónde está el papel físico.
Finiquitar
Cuando un documento ya no tendrá movimientos, finiquitarlo cambia su estado de pendiente a finiquitado. Así es como las bandejas de pendientes siguen diciendo la verdad.
Archivo físico
Archivarlo registra que el papel queda en el archivo local. El rastro digital y la carpeta física dejan de ser dos historias separadas.
Documental Track
La ventanilla que no cierra
Dos campos: el número de expediente y el código de verificación del comprobante. Ese es todo el ingreso. Desde ahí, quien presentó el documento ve los movimientos de su propio trámite entre departamentos, detallados por fecha y hora, mesa de entrada y tipo de movimiento.
Sin cuenta, sin contraseña
El recurrente no se registra en ningún lado. El comprobante que le dieron en la ventanilla es la credencial, y sólo abre su propio expediente.
Se lo lleva en PDF
El mismo historial de movimientos se descarga en PDF, así el recurrente conserva su propia constancia de qué hizo la institución y cuándo.
Menos llamadas a mesa de entrada
Cada consulta que responde el portal es una que no interrumpió a quien está recibiendo documentos. Ahí es donde mesa de entrada recupera su tiempo.
Bandejas
Cinco formas de preguntar «qué tengo»
El mismo conjunto de expedientes, cortado según la pregunta que se esté haciendo en ese momento.
Expedientes pendientes
Sólo los que todavía no tienen movimiento. Es la bandeja que se mira para que nada quede olvidado sin salida.
Expedientes enviados
Lo que ya salió hacia otro departamento. Se seleccionan los que físicamente se sacaron y se imprime: el reporte sirve de acuse.
Listado de expedientes
Todo lo recepcionado, aguardando su movimiento correspondiente, con campos de filtrado y rango de fechas.
Buscador de expedientes
Por número, con opciones avanzadas. Y cuando nadie recuerda el número, se escribe lo que sí se recuerde —título, descripción o remitente— y el sistema busca todo lo relacionado.
Bandeja de rechazados
Lo que otras dependencias devolvieron, con el motivo que dieron.
Todo se exporta
Cualquiera de estas vistas se descarga en Excel o se imprime, con o sin los logotipos institucional y de gobierno.
Captura y digitalización
Meter el papel adentro sin hacer cola en el escáner
Un expediente puede viajar con su documento escaneado adjunto. Más allá de subir un PDF a mano, la plataforma se conecta con los propios escáneres, y cada dependencia puede tener su propio punto de descarga.
- Conexión directa a escáneres mediante TWAIN
- Escáneres de alto volumen por FTP, con host, usuario y contraseña configurados por rama del organigrama
- Tratamiento automático de la imagen: corrección de inclinación, limpieza de manchas, mejoras y corrección del color para facilitar la lectura
- OCR con indexación posterior, para que el texto de adentro del escaneo se pueda buscar después
- Alertas de vencimiento sobre los documentos que llevan fecha límite
Las capacidades de captura y OCR provienen de la ficha de producto de la plataforma; la configuración FTP por rama se ve en el propio sistema.
Organigrama
El organigrama es lo que decide adónde se puede mandar
Acá está detallado cada departamento de la institución, encabezado por la dirección y las dependencias por debajo. Ese árbol es lo que se mira a la hora de agregar un movimiento, y es lo que impide mandar un documento a una dependencia que no existe.
- Agregar, editar o borrar una rama, asignándole una rama padre para que quede bajo su área
- Cada rama lleva su propio prefijo, el que después aparece en el número de expediente
- Los usuarios se asignan a las ramas desde una lista, y se pasan con agregar y quitar
- Alguien sólo ve la bandeja de la dependencia a la que pertenece
Otras herramientas
Tres cosas que tarde o temprano aparecen
Unir expedientes que debieron ser uno
Alguien solicita un permiso y abre un expediente. Quien responde abre un segundo expediente en lugar de contestar por el mismo canal. A partir de ahí hay dos historias para un solo asunto. Esta herramienta las vuelve a juntar.
- Se consultan los dos expedientes antes de unir, y se ven su fecha, título, remitente y descripción
- Revisión de documentos, de acceso limitado, muestra cualquier documento de la institución con absoluto detalle
Una lista de contactos de quien presenta
El fichero de remitentes funciona como una lista de contactos: todas las entidades que ingresan su documento a la institución, con su número de teléfono y su RUC, o el número de cédula cuando es un particular. Se carga una vez y vuelve solo la próxima.
- Filtro en cada columna, descarga a Excel, impresión
- Datos de la organización y logotipo configurados una vez, y llegan a cada comprobante impreso
- Usuarios administrados con su propio cambio de contraseña
¿Cuánto tarda hoy su institución en contestar «dónde está mi expediente»?
Cuéntenos un trámite suyo y cuántos escritorios cruza. Le mostramos el mismo recorrido con su comprobante, sus movimientos y su portal de consulta.
Cuando el trámite tiene que salir de la institución y llegar a otro sistema del Estado, ese recorrido lo cubre nuestra plataforma de integración y workflow.