Cada bien tiene un rótulo y un chip
El rotulado es el número con el que el Estado lo conoce. El microchip es lo que permite leerlo sin abrir un cajón ni copiar nada a mano.
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Patrimonio
La vida de un bien del Estado, de punta a punta: entra por compra, donación, alta o adquisición; se rotula y se le pega un microchip; queda a nombre de alguien; se mueve, se repara y sale con autorización; se revalúa y se deprecia; y en cada paso deja el formulario oficial que corresponde.
Y un formulario oficial detrás
Del FC01 al FC21: los formularios que exige el Manual de Normas y Procedimientos para los bienes del Estado. Salen de la operación que ya se registró, no de retipearla en una planilla.
Y un nombre atado a él
Todo bien está en una ubicación, bajo una persona que firmó por él. Cuando se mueve, la responsabilidad se mueve con él, y eso también es un formulario.
Entra
Cuatro puertas, y cada una deja un rastro distinto
Un bien no aparece en el inventario por generación espontánea. Llega por una compra, una donación, un alta o una recepción contra contrato, y el sistema le pide a cada una lo que después va a pedir la auditoría.
Compra
La factura, el ejercicio fiscal y el proveedor
Fecha y número de mesa de entrada, número de carpeta, número y fecha de factura, ejercicio fiscal, orden de compra trabajo, ubicación y prefijo. Después los ítems: rotulado, descripción, marca, modelo, número de serie y valor unitario, sumando cada uno al total.
- El proveedor se consulta por RUC o se trae del fichero de proveedores, con sus grupos
- La compra se imprime, y su estado se finiquita para que ya no se pueda editar
Alta y donación
Lo que llega sin factura
Un alta registra bienes incorporados por rubro presupuestario con la nota de pedido que los justifica. Una donación registra quién los entregó. Las dos terminan en el mismo lugar: ítems rotulados con su valor unitario, ubicados en una dependencia.
- Ambas imprimen su propio formulario
- El campo de observación lleva la nota de pedido o la resolución que respalda el ingreso
Adquisición
Cuando el bien viene de una licitación
Una recepción contra contrato lleva su número de RP, su origen, la obra a la que pertenece, la factura con su total, el tipo de provisión y el instrumento, y el programa presupuestario que afecta. Desde ahí se enlaza hacia adelante.
- Determinación de precios, MBU relacionados, y un salto al FC09
- Traspasar a RP, para que la adquisición se convierta en registro patrimonial
- Duplicar ítem, con la cantidad de copias que haga falta, para bienes idénticos
Se rotula
El número va sobre el bien, y el chip al lado
Rotular es lo que convierte una línea de compra en un bien con identidad. Y el FC04 sale de la misma pantalla donde se establece el rotulado.
Búsquelo como lo tenga
Por número de RP, por número de serie, o filtrando la lista por rotulado. Sistema anterior y sistema nuevo conviven, porque una institución no renumera todo su parque de un día para el otro.
Imprima el FC04 como hay que presentarlo
Con o sin responsable, con la ubicación personalizada para la impresión, y con el número de MBU que exige la presentación: el último se sugiere solo.
Qué bienes todavía no tienen chip
Hay un reporte para exactamente esa pregunta. Porque una campaña de rotulado sólo termina cuando no queda nada afuera de la lista.
Microchip
Dónde va, y cómo se pega
El chip tiene que quedar en un lugar fácil de ubicar, de conservar y de ver. El procedimiento está paso por paso, y termina donde tiene que terminar: con una prueba de lectura del microchip ya instalado.
- Limpiar con un paño seco la superficie a aplicar, y limpiar el microchip
- Realizar la prueba de lectura antes de pegar nada
- Retirar la lámina protectora del adhesivo y aplicar el microchip
- Aplicar la etiqueta de seguridad sobre el centro del microchip
- Repetir la prueba de lectura, y recién entonces cargar el bien al sistema
Sincronización
El lector no es una isla
Se conecta el lector por USB, se elige el rango de fechas de incorporación y se consultan los bienes. De ahí los datos bajan al dispositivo y vuelven cuando terminó la recorrida, y el botón de sincronizar sólo se habilita cuando hay algo que sincronizar.
- Enviar datos a dispositivo, recuperar datos del dispositivo, sincronizar datos
- Cada fila muestra su código, descripción, fecha de incorporación, rotulado y el chip que ya tiene asignado
- Si el lector no está conectado, lo dice, en lugar de fallar en silencio
Terminal móvil
El inventario se hace caminando
Tres opciones en la pantalla principal, alcanzables con el dedo o con las teclas de función. Se acerca la terminal al bien y el chip responde. Las aplicaciones funcionan tanto en plataformas WinCE como Android, de modo que la institución no queda atada a una sola generación de equipos.
La misma aplicación, sobre el equipo que la institución ya tiene
Las terminales con Windows CE y las terminales con Android leen los mismos chips, contra la misma base de datos y los mismos formularios. Un parque de equipos se puede renovar de a poco, sin detener el inventario.
Existen múltiples marcas y tamaños de handheld, y nuestra plataforma se ajusta a cada uno: las mismas operaciones entran en una pantalla ancha o en una angosta, sin dejar nada afuera.
Verde quiere decir que leyó
Una lectura correcta muestra el código del chip en verde y, si hay un bien asociado, su descripción, su rotulado y su fecha de incorporación. Ahí mismo, parado delante.
Rojo quiere decir de nuevo
Una captura fallida lo dice en rojo. Nadie se va creyendo que contó algo que no contó.
O empiece por el rótulo
Se escribe el rotulado, se busca, y la terminal trae el bien. Desde ahí se le asigna un chip: así se chipea un parque que ya estaba rotulado, sin empezar de nuevo.
Tiene un responsable
Alguien firma por él
La planilla de responsabilidad individual —el FC10— es lo que convierte «la computadora de contabilidad» en un bien asignado a una persona con nombre, en una ubicación con nombre, con el cargo que ocupa.
No hay que tipearla dos veces
Un FC10 nuevo puede copiar sus datos desde otro FC10. Cuando cambia el ocupante de un cargo y el mismo conjunto de bienes se mueve con él, esa es la diferencia entre una tarde y un minuto.
Y queda atada al movimiento que la causó
Un traspaso se regulariza con un FC11, y el FC10 imprime al lado su FC11 relacionado. El rastro en papel coincide con lo que pasó.
Se mueve
Entre dependencias, al taller, o afuera
Muchos bienes, un solo movimiento
Un formulario de movimiento múltiple declara la ubicación de destino, la estructura, el responsable y su cargo, el tipo de movimiento y el estado en que están los bienes. Después se agregan tantos como hagan falta, de a un rotulado o buscando en el fichero.
- Bienes encontrados por rotulado, descripción, o código y descripción de cuenta
- Movimientos encontrados por código, ubicación o apellido del responsable
- Los traspasos se imprimen en lote
El FC11 dice por qué, no sólo adónde
El movimiento interno nombra la dependencia remitente y la destinataria, y cada línea declara su motivo: inservible, préstamo, transferencia o faltante. Tres firmas al pie, y las copias van adonde tienen que ir.
- Agregar múltiple detalle de una vez, en lugar de línea por línea
- Dos modelos de impresión, y la opción de excluir los datos del proveedor
- Captura escaneada adjunta al propio formulario
- Las reparaciones tienen su propio registro, y cada bien conserva su histórico de reparaciones
Salir del predio se autoriza, no se supone
Una autorización de salida registra qué bienes salen, bajo la responsabilidad de quién y contra qué proveedor cuando va a reparación. Y tiene su propio formulario de devolución, el FC17, para que nada salga sin forma de volver.
Y nada queda cerrado hasta que se cierra
Cada operación —FC10, FC11, movimientos, recepciones, adquisiciones, compras, donaciones, altas— tiene un estado de transacción que se finiquita, y que se puede desfiniquitar cuando hay que corregir algo.
Se revalúa
Cuánto valía, y cuánto vale ahora
Primero se define el coeficiente del ejercicio fiscal, con su descripción y sus fechas de inicio y fin. Después corre el revalúo, sobre todo el parque o sobre una ubicación o un bien, y se puede correr como simulacro antes de correrlo en serio.
- Vida útil, revalúo del ejercicio, valor revaluado y salvamento, bien por bien
- Depreciación del año, depreciación revaluada, reserva de revalúo y depreciación acumulada
- Valor neto contable como última columna, que es la que pide el balance
- Todo se exporta a PDF, XLS y DOC
Rinde cuentas
Los formularios, y los que nadie pide hasta que los pide
De un lado, la serie oficial. Del otro, los reportes de los que vive de verdad una oficina de patrimonio.
Formularios oficiales
El informe de presentación del FC04 se configura antes de imprimir: cuenta, período de presentación a Hacienda, filtro por fecha o por número de RP, separar por subcuentas, interlineado, logotipo institucional o de gobierno nacional, y hasta un filtro por bienes que contengan una palabra.
Los reportes del día a día
- Inventario general de bienes, resumen por ubicación e inventario de responsabilidad
- Bienes sin movimiento, y bienes con su último rotulado
- Bienes sin microchips asignados
- Informe para bajas, e informe de transportes
- Avance SICO, y migración automática de las operaciones al SICO
- Salida patrimonial, el punto donde este sistema se encuentra con el de almacenes
La ficha del bien
Todo lo que el bien es, en un solo lugar
Tipo de bien, vida útil, descripción, medida, marca y modelo, cuenta patrimonial. Y una marca que dice si ese bien requiere microchip, porque no todos lo requieren.
- Valor de bienes, histórico de bienes e histórico de reparaciones, cada uno en su botón
- Reasignar un bien, o duplicar el ítem cuando llegan varios idénticos
- Ficheros detrás: ubicaciones con sus sedes y ciudades, responsables, proyectos, obras, proveedores, marcas, licitaciones y cuentas patrimoniales
Obras
Una obra es un bien que todavía se está construyendo
Un proyecto de obra se costea por partes —materiales, mano de obra, gastos indirectos, construcción, instalaciones, equipamiento general— con sus fechas de iniciación y terminación, su ubicación y su cuenta patrimonial de construcciones para uso institucional.
- Una grilla de certificaciones, cada una con su fecha, tipo, número, proveedor y descripción
- Imprime su FC09, por descripción de la obra si se prefiere
¿Cuánto duró su último inventario físico?
Cuéntenos cuántos bienes tiene y en cuántas ubicaciones. Le mostramos el mismo conteo hecho con un lector en la mano, y los formularios FC saliendo al final.
Patrimonio comparte ficheros de proveedor, ubicación y cuentas con el sistema de almacenes, y la salida patrimonial es lo que conecta a los dos.