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Digitalización de archivos: AGILIDAD EN LOCALIZACION DE DOCUMENTOS

La creciente demanda de búsqueda de documentos y cada mayor cantidad de papeles requiere de una solución integral a la problemática: LA DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS.

La gestión de archivos digitalizados persigue que el trabajo con los documentos sea más fácil, de manera que una persona conozca qué documentos guardar, cuándo, cómo y dónde, con el fin de localizarlos cuando los necesita.

Beneficios de la Digitalización

  1. Permite generar una base de datos de documentos digitalizados como una herramienta de apoyo a la gestión la institución.
  2. Ayuda a unificar los procesos de digitalización de los documentos.
  3. Facilitar la integración de la base de datos de documentos digitalizados con otros sistemas institucionales.
  4. Ayudar a cumplimentar la normativa existente.
  5. Permitir una fácil accesibilidad y aprovechamiento de la información.
  6. Reducción de costes y tiempo.
  7. Optimización de los recursos.
  8. Reducción del traslado del papel.
  9. Reducir la manipulación indebida de la documentación.
  10. Minimizar la pérdida de información por causa del deterioro del sustrato papel.

Nuestra solución

Nosotros ofrecemos una solución completa de Digitalización de Archivos, ya que el hecho de sólo digitalizar, implica el cambio de una bodega fisica de papeles, a una bodega digital de papeles, y no significa una mejora en los procesos de la institución.

El proceso de digitalización debe estar precedido por una serie de procedimientos y acompañado por una plataforma que permita el uso óptimo de los archivos digitales.

Nuestra plataforam permite no sólo la captura de los documentos, sino también el Reconocimiento optico de carácteres (OCR), indexación de los fi cheros, conversión a ficheros portables de documentos (PDF), para su posterior búsquedas por los usuarios.

La metodología VTG para digitalización de archivos incluye varios procesos que se resume en el gráfico más abajo.